Hướng Dẫn Thủ Tục Cấp Đổi Thẻ APEC Do Thay Đổi Hộ Chiếu Mới Nhất

Theo quy định pháp luật về xuất nhập cảnh, khi doanh nhân đổi hộ chiếu mới, thẻ APEC (ABTC) cũ sẽ không còn hợp lệ để nhập cảnh độc lập do thông tin số hộ chiếu in trên thẻ không trùng khớp. Để tiếp tục di chuyển qua lại giữa 19 nền kinh tế thành viên APEC mà không bị gián đoạn công tác, doanh doanh bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp đổi thẻ APEC do thay đổi hộ chiếu. Căn cứ pháp lý mới nhất điều chỉnh quy trình này là Quyết định 28/2026/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền cấp và quản lý thẻ đi lại doanh nhân APEC.

Tại sao phải cấp đổi thẻ APEC khi đổi hộ chiếu mới?

Một trong những nguyên tắc cốt lõi của Chương trình Thẻ đi lại doanh nhân APEC là: Thông tin ghi trên thẻ ABTC phải hoàn toàn phù hợp và trùng khớp với thông tin trên hộ chiếu đang sử dụng của doanh nhân.

Khi hộ chiếu hết hạn, bị mất, hư hỏng hoặc hết trang, doanh nhân tiến hành làm hộ chiếu mới. Việc này sẽ dẫn đến sự thay đổi về Số hộ chiếu cũng như Ngày cấp / Ngày hết hạn. Nếu tiếp tục mang thẻ APEC cũ (có in số hộ chiếu cũ) đi kèm với hộ chiếu mới:

  • Tại cửa khẩu Việt Nam & Quốc tế: Đơn vị kiểm soát xuất nhập cảnh sẽ từ chối quyền ưu tiên hoặc từ chối cho xuất/nhập cảnh do dữ liệu nhân thân trên hệ thống kiểm soát không khớp.
  • Rủi ro về pháp lý: Thẻ APEC có thể bị rơi vào danh sách tạm ngừng/hủy giá trị sử dụng trên hệ thống dữ liệu APEC tập trung nếu cơ quan chức năng phát hiện sự sai lệch thông tin mà không được khai báo cấp đổi.

Do đó, thủ tục cấp đổi thẻ APEC khi thay đổi số hộ chiếu là bắt buộc để cập nhật dữ liệu chuẩn hóa lên hệ thống Quản lý Xuất nhập cảnh.

Điều kiện và thời điểm cần thực hiện cấp đổi thẻ APEC

1. Điều kiện được cấp đổi

Theo Khoản 1 Điều 15 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, trường hợp cấp đổi thẻ APEC áp dụng cho doanh nhân khi:

  • Thẻ APEC (ABTC) cứng hoặc điện tử vẫn còn giá trị sử dụng.
  • Không có sự thay đổi về chức vụ công tác cũng như cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp so với lần cấp thẻ trước đó.
  • Doanh nhân đã được cấp hộ chiếu mới hợp lệ.

2. Thời điểm cần thực hiện

Ngay sau khi nhận hộ chiếu mới từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh (hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố), doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ cấp đổi thẻ APEC lập tức. Việc chủ động này giúp đảm bảo các chuyến công tác đột xuất của Lãnh đạo không bị gián đoạn.

Xem thêm: điều kiện làm thẻ APEC chi tiết dành cho doanh nhân mới nhất

Trọn bộ hồ sơ cấp đổi thẻ APEC do đổi số hộ chiếu (Có Checklist)

Bộ hồ sơ cấp đổi thẻ APEC cần được chuẩn bị chính xác, đúng quy cách theo quy định tại Điều 14 và Điều 15 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg. Dưới đây là bảng Checklist chi tiết giúp bộ phận Pháp chế/HR của doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra:

STTTên tài liệu / Hồ sơYêu cầu kỹ thuật / Số lượngGhi chú lưu ý
1Công văn đề nghị cấp thẻ ABTC (Mẫu AP03)01 bản chính / bản điện tửDo Lãnh đạo/Người đại diện pháp luật ký tên & đóng dấu.
2Tờ khai đề nghị cấp thẻ ABTC (Mẫu AP05)01 bản chínhKhai đầy đủ thông tin, dán 01 ảnh, đóng dấu giáp lai ảnh và có xác nhận của Lãnh đạo doanh nghiệp.
3Ảnh chân dung chuẩn quốc tế02 ảnh (size 3cm x 4cm)Chụp không quá 6 tháng, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, đầu để trần.
4Thẻ APEC (ABTC) cũBản gốcÁp dụng đối với trường hợp cấp đổi thẻ APEC dạng cứng.
5Hộ chiếu mớiBản sao công chứng + Bản gốc đối chiếuHộ chiếu phải còn hạn ít nhất từ 3 – 5 năm để tối ưu thời hạn thẻ APEC.
6Văn bản đề nghị cấp lại thẻ apec do thay đổi số hộ chiếu + cam kết không thay đổi chức vụ của doanh nhânBản gốcVăn bản chủ doanh nghiệp ký đóng dấu.
7Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp01 bản sao y công chứngCập nhật theo thông tin doanh nghiệp hiện tại.

Quy trình 4 bước cấp đổi thẻ APEC chuẩn pháp lý

Căn cứ theo Điều 15 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, quy trình xử lý cấp đổi thẻ ABTC do đổi hộ chiếu được thực hiện minh bạch qua 4 bước:

[Bước 1: Chuẩn bị & Rà soát Hồ sơ]
│
▼
[Bước 2: Nộp Hồ sơ tại Cục QLXNC (Mã AP09)]
│
▼
[Bước 3: Xử lý Hồ sơ & Trao đổi dữ liệu (4 ngày làm việc)]
│
▼
[Bước 4: Nhận Thẻ APEC Mới (Cứng/Điện tử)]

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Doanh nghiệp kê khai Tờ khai Mẫu AP05, chuẩn bị Công văn Mẫu AP03 và trích xuất các giấy tờ nhân thân của doanh nhân. Rà soát kỹ lưỡng số hộ chiếu mới, ngày cấp, ngày hết hạn để đảm bảo thông tin trên tờ khai hoàn toàn chính xác.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ theo một trong các hình thức:

  • Trực tuyến: Qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.
  • Gửi hồ sơ gốc sau khi kê khai trực tuyến: Gửi tới Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an (Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh) theo đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp.

Bước 3: Theo dõi quá trình xử lý và bổ sung (nếu có)

  • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ ra thông báo hướng dẫn hoàn thiện theo Mẫu AP09
  • Trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và đóng lệ phí, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ tiến hành xử lý cập nhật dữ liệu hộ chiếu mới lên hệ thống APEC.

Bước 4: Nhận kết quả thẻ APEC mới

Doanh nhân nhận thẻ APEC mới (thẻ cứng hoặc thẻ điện tử trên ứng dụng ABTC) có cập nhật thông tin hộ chiếu mới. Thẻ cũ sẽ được thu hồi hoặc hủy giá trị sử dụng trên hệ thống theo đúng quy định pháp luật.

Khám phá ngay: thủ tục gia hạn thẻ APEC khi thẻ chuẩn bị hết hạn 5 năm.

Rủi ro thường gặp nếu tự thực hiện thủ tục cấp đổi APEC

Mặc dù quy trình cấp đổi thẻ APEC đã được đơn giản hóa hơn so với cấp mới, nhiều doanh nghiệp khi tự thực hiện vẫn gặp phải những trở ngại pháp lý dấn đến kéo dài thời gian xử lý:

  • Kê khai sai thông tin Mẫu AP05: Lỗi sai sót giữa thông tin hộ chiếu cũ và mới, không đóng dấu giáp lai ảnh hoặc thiếu xác nhận của người đại diện pháp luật.
  • Không làm rõ sự thay đổi chức vụ: Nếu trong quá trình đổi hộ chiếu, doanh nhân có sự điều chuyển chức vụ mà không làm thủ tục cập nhật đúng quy định, hồ sơ sẽ bị dừng giải quyết.
  • Chậm trễ trong khâu giải trình: Khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh gửi yêu cầu bổ sung tài liệu (Mẫu AP09), nếu quá thời hạn 01 tháng doanh nghiệp không phản hồi, hồ sơ sẽ bị đóng. Khi đó, doanh nghiệp buộc phải xin lại Văn bản cho phép sử dụng thẻ APEC của UBND cấp tỉnh/thành phố từ đầu, làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí.

Dịch vụ cấp đổi thẻ APEC trọn gói, chuyên nghiệp tại Tiên Bình Co.,Ltd

Thấu hiểu thời gian của các Lãnh đạo và Doanh nhân là vô cùng quý giá, dichvutheapec.com mang đến giải pháp tư vấn và thực hiện thủ tục cấp đổi thẻ APEC toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình.

Tại sao Doanh nghiệp lựa chọn chúng tôi?

  • Chuyên môn & Thẩm quyền tư vấn: Đội ngũ chuyên gia pháp lý am hiểu sâu sắc Quyết định 28/2026/QĐ-TTg và các văn bản xuất nhập cảnh hiện hành.
  • Tối ưu hóa thời gian: Rà soát hồ sơ trong 2 giờ làm việc, chuẩn hóa Mẫu AP03, AP05 chính xác 100% trước khi trình nộp.
  • Đại diện ủy quyền hoàn tất thủ tục: Thay mặt doanh nghiệp giao dịch, nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

📞 Liên hệ Chuyên gia tư vấn APEC ngay hôm nay:

Câu hỏi thường gặp

Đổi hộ chiếu xong có dùng thẻ APEC cũ đi kèm hộ chiếu mới được không?

Không. Thẻ APEC cũ lưu trữ số hộ chiếu cũ. Khi xuất nhập cảnh, hệ thống kiểm soát sẽ đối chiếu số hộ chiếu trên thẻ và hộ chiếu thực tế. Nếu thông tin không khớp, doanh nhân sẽ không được chấp nhận sử dụng quyền ưu tiên APEC để nhập cảnh.

Thời gian cấp đổi thẻ APEC do đổi hộ chiếu mất bao lâu?

Theo Khoản 6 Điều 15 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ trả kết quả cấp đổi thẻ APEC.

Thời hạn của thẻ APEC mới có được gia hạn thêm không hay giữ nguyên hạn cũ?

Thời hạn của thẻ APEC mới cấp đổi sẽ giữ nguyên thời hạn hết hạn của thẻ APEC cũ (hoặc phụ thuộc vào thời hạn của hộ chiếu mới nếu hộ chiếu mới có thời hạn ngắn hơn thời hạn thẻ cũ). Thẻ APEC không được gia hạn cộng dồn thời hạn theo quy định tại Điều 5 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg.

Có cần xin lại Văn bản cho phép sử dụng thẻ APEC của UBND Tỉnh/Thành phố khi đổi hộ chiếu không?

Không cần, miễn là doanh nhân vẫn giữ nguyên chức vụ và cơ quan/doanh nghiệp công tác. Bạn chỉ cần sử dụng bản sao Văn bản đồng ý của UBND Tỉnh/Thành phố/Bộ ngành đã được cấp trước đó để nộp kèm hồ sơ cấp đổi tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

Kết luận

Thủ tục cấp đổi thẻ APEC do thay đổi hộ chiếu là bước cập nhật pháp lý quan trọng giúp doanh nhân duy trì đặc quyền di chuyển quốc tế thuận lợi. Việc nắm rõ thành phần hồ sơ, quy trình 4 bước và tuân thủ đúng quy định tại Quyết định 28/2026/QĐ-TTg sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế tối đa sai sót.

Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ cấp đổi thẻ APEC trọn gói, hãy liên hệ ngay với Tiên Bình Co.,Ltd để nhận sự phục vụ chuyên nghiệp và chuẩn xác nhất!