Hồ sơ xin cấp thẻ đi lại của doanh nhân APEC (ABTC) thường bị trả hoặc dừng giải quyết do doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động (dưới 24 tháng), kim ngạch/hợp đồng thương mại quốc tế, nợ thuế/BHXH, hoặc sai lệch thông tin chức danh của doanh nhân. Theo Quyết định 28/2026/QĐ-TTg ngày 29/05/2026 của Thủ tướng Chính phủ, để khắc phục, doanh nghiệp cần rà soát lại năng lực tài chính, chuẩn bị đầy đủ chứng từ thanh toán quốc tế, xử lý hoàn tất nghĩa vụ thuế/BHXH và nộp lại hồ sơ bổ sung theo mẫu quy định (Mẫu AP09/AP02). Việc phối hợp với đơn vị tư vấn chuyên môn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu tỷ lệ chấp thuận và đảm bảo tuân thủ đúng hành lang pháp lý.
1. Phân Tích Thắc Mắc & Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp Khi Bị Trả Hồ Sơ APEC
Thẻ APEC (ABTC) được coi là “tấm hộ chiếu quyền lực” giúp các doanh nhân tự do di chuyển đến 19 nền kinh tế thành viên APEC mà không cần xin visa. Tuy nhiên, quy trình thẩm định hồ sơ APEC vô cùng khắt khe qua nhiều cấp: từ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh/thành phố, các cơ quan ban ngành (Thuế, Bảo hiểm xã hội, Công an, Hải quan) đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an).
Khi nhận thông báo bị trả hồ sơ hoặc dừng giải quyết, doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái:
- Mất cơ hội kinh doanh: Các chuyến công tác đột xuất, thương thảo hợp đồng quốc tế quan trọng bị ngưng trệ do không thể chủ động nhập cảnh.
- Hoang mang & Tốn kém thời gian: Doanh nghiệp không rõ lý do cốt lõi bị từ chối nằm ở chứng từ thương mại, nghĩa vụ thuế, hay tư cách pháp nhân của doanh nhân.
- Lo ngại ảnh hưởng uy tín: Việc bị lưu thông tin hồ sơ chưa đạt chuẩn trên hệ thống xác minh liên ngành có thể gây khó khăn cho những lần xin phép tiếp theo.
Hiểu rõ những áp lực đó, việc nắm vững căn cứ pháp lý mới nhất và nhận diện chính xác “lỗi ở đâu – sửa ở đó” là chìa khóa để giải quyết triệt để bài toán này.
2. Căn Cứ Pháp Lý Mới Nhất: Quyết Định 28/2026/QĐ-TTg
Ngày 29 tháng 05 năm 2026, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 28/2026/QĐ-TTg quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền cấp và quản lý thẻ đi lại của doanh nhân APEC (thay thế Quyết định số 09/2023/QĐ-TTg).
Các điểm pháp lý trọng tâm doanh nghiệp cần lưu ý đặc biệt:
- Thời gian hoạt động của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải có thời gian hoạt động liên tục từ 24 tháng trở lên tính đến thời điểm đề nghị cho phép sử dụng thẻ.
- Thời gian công tác & BHXH của doanh nhân: Doanh nhân phải làm việc tại doanh nghiệp từ 12 tháng trở lên và đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) theo chức vụ đề nghị cấp thẻ từ 06 tháng trở lên (trừ trường hợp không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc).
- Thời hạn Hợp đồng thương mại: Hợp đồng thương mại ký kết với đối tác thuộc nền kinh tế thành viên APEC có thời hạn không quá 02 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ, kèm chứng từ thực hiện hợp đồng.
- Hình thức thẻ song song: Doanh nhân có thể lựa chọn cấp thẻ ABTC cứng, thẻ ABTC điện tử hoặc cả hai dạng thẻ.
- Thẩm quyền xác minh liên ngành: UBND cấp tỉnh giao cơ quan chuyên môn chuyển hồ sơ xác minh đồng thời qua các cơ quan Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội, Công an trong thời hạn 15 ngày làm việc.
3. Top 5 Lỗi Thường Gặp Dẫn Đến Hồ Sơ Bị Trả & Hướng Giải Quyết Chi Tiết
Lỗi 1: Doanh thu & Hợp đồng thương mại không đạt
Hợp đồng hết hạn quá 2 năm hoặc thông tin mập mờ.
Hướng giải quyết & Khắc phục
- Thiếu chứng từ thanh toán qua ngân hàng (L/C, T/T, Swift Credit) hoặc Tờ khai hải quan (với hàng hóa).
- Kim ngạch không đạt hạn mức đặc thù quy định tại tỉnh/thành phố. | – Rà soát lại danh mục hợp đồng ngoại thương ký với đối tác APEC trong 24 tháng gần nhất.
- Bổ sung đầy đủ Phụ lục hợp đồng, Tờ khai hải quan thông quan, và Xác nhận chuyển tiền qua ngân hàng khớp với giá trị hợp đồng.
- Dịch công chứng sang tiếng Việt đối với tất cả văn bản tiếng nước ngoài.
Lỗi 2: Chức danh doanh nhân không phù hợp / Thiếu tiêu chuẩn
- Chức danh không thuộc danh mục được cấp thẻ (chỉ áp dụng từ Trưởng phòng/Kế toán trưởng trở lên ở khối tư nhân).
- Chưa đủ 12 tháng làm việc hoặc chưa đủ 06 tháng đóng BHXH theo chức vụ đó.
- Không có Quyết định bổ nhiệm hoặc thông tin không khớp trên ĐKKD/BHXH.
Hướng giải quyết:
- Kiểm tra lại khung chức danh theo Điều 9 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg.
- Chuẩn bị Quyết định bổ nhiệm, Hợp đồng lao động, Bảng lương và Sổ BHXH/Mã số BHXH thể hiện rõ thời gian giữ chức vụ và mức đóng.
- Điều chỉnh thông tin đồng bộ trên hệ thống BHXH trước khi tái nộp.
Lỗi 3: Vi phạm hoặc chậm nộp nghĩa vụ Thuế & BHXH
Doanh nghiệp còn nợ tiền Thuế, chậm đóng BHXH cho người lao động.
Cách khắc phục:
- Doanh nhân đề nghị làm thẻ có nợ thuế cá nhân hoặc sai lệch số tiền nộp NSNN.
- Yêu cầu Cơ quan Thuế và Cơ quan BHXH quản lý trực tiếp cấp Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế/BHXH tính đến thời điểm hiện tại.
- Nộp đủ các khoản thuế/tiền phạt chậm nộp (nếu có) và cập nhật dữ liệu lên hệ thống liên ngành trước khi nộp lại.
Lỗi 4: Vi phạm pháp luật chuyên ngành
- Doanh nghiệp có vi phạm về Hải quan, Môi trường, Lao động hoặc bị xử phạt hành chính chưa chấp hành xong
- Doanh nhân thuộc diện tạm hoãn xuất cảnh.
Cách khắc phục:
- Chấp hành xong toàn bộ các quyết định xử phạt hành chính chuyên ngành (nếu có).
- Tra cứu và khắc phục tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và doanh nhân với các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương trước khi nộp lại hồ sơ.
Lỗi 5: Bất nhất thông tin giữa các hệ thống dữ liệu
- Số Hộ chiếu, CCCD/CMND, Địa chỉ trên ĐKKD không đồng bộ với dữ liệu Thuế, Xuất nhập cảnh, BHXH.
Cách khắc phục:
- Tiến hành cập nhật, thay đổi thông tin Hộ chiếu mới hoặc ĐKKD mới trên toàn bộ các cổng thông tin quốc gia (Đăng ký doanh nghiệp, Thuế, BHXH).
- Đảm bảo mọi tờ khai (Mẫu AP02, AP05) chuẩn xác từng ký tự so với hộ chiếu thực tế.
4. Quy Định Và Điều Kiện Đặc Thù Tại Các Địa Phương
Bên cạnh khung pháp lý chung của Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, UBND các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương (như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng, Bình Dương,…) có quy chế phối hợp và các tiêu chí ưu tiên/đặc thù riêng:
- Hà Nội & TP.HCM: Thẩm định khắt khe về năng lực tài chính, doanh thu kinh doanh và số lượng lao động tham gia BHXH tại doanh nghiệp. Yêu cầu hợp đồng ngoại thương có giá trị thực hiện rõ ràng và chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng minh bạch.
- Các tỉnh trọng điểm công nghiệp (Bình Dương, Đồng Nai, Hải Phòng): Chú trọng kiểm tra thực địa sản xuất, tình hình tuân thủ quy định về môi trường, lao động và chấp hành nghĩa vụ hải quan.
5. Quy Trình Làm Thẻ APEC Theo Chuẩn Pháp Luật (Áp Dụng Cho Cả Nộp Mới & Tái Nộp)
- Bước 1: Rà soát và đánh giá điều kiện hồ sơ: Đánh giá năng lực doanh nghiệp (đủ 24 tháng hoạt động), tư cách doanh nhân (đủ 12 tháng làm việc, 06 tháng BHXH) và tính hợp lệ của hợp đồng ngoại thương.
- Bước 2: Nộp hồ sơ xin văn bản chấp thuận của UBND cấp tỉnh: Nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Cơ quan chức năng sẽ lấy ý kiến xác minh từ Thuế, BHXH, Công an, Hải quan. Khi đạt yêu cầu, UBND sẽ ban hành văn bản đồng ý (Mẫu AP01).
- Bước 3: Các cơ quan liên quan tại tỉnh/thành phố tham gia xác minh: Khi hồ sơ được phòng chuyên môn của UBND tỉnh duyệt, gửi đi các cơ quan liên quan xác minh thông tin ( Thuế, Hải quan, BHXH, công An Tỉnh…) . Khi nhận đầy đủ phàn hồi từ các cơ quan liên quan. Phòng chuyên môn của UBND tỉnh sẽ trình lãnh đạo tỉnh để ra văn bản cho phép doanh nhân sử dụng thẻ ABTC.
- Bước 4: Nộp hồ sơ xin cấp thẻ ABTC tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh: Trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày có văn bản đồng ý của UBND, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp thẻ lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an).
- Bước 5: Theo dõi quá trình hỏi ý kiến (Clearance) các nền kinh tế APEC: Cục Quản lý xuất nhập cảnh trao đổi dữ liệu nhân sự với 18 nền kinh tế thành viên. Các nước tiến hành xét duyệt trong thời hạn quy định.
- Bước 6: Nhận thẻ APEC: Doanh nhân nhận thông báo sử dụng Thẻ điện tử qua ứng dụng ABTC hoặc gửi công văn đề nghị in Thẻ cứng (Mẫu AP04).
6. Bảng Checklist Kiểm Tra Hồ Sơ Trước Khi Nộp
| STT | Danh Mục Tài Liệu / Chứng Từ | Nhóm Hồ Sơ | Ghi Chú Tuân Thủ |
| 1 | Văn bản đề nghị theo mẫu AP02 của doanh nghiệp | Doanh nghiệp | Bản chính, lãnh đạo doanh nghiệp ký |
| 2 | Bản sao dịch thuật sang tiếng Việt hợp đồng hợp tác với các nước tham gia chương trình thẻ apec ( không quá 24 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ) | Doanh nghiệp | Bản sao công chứng hoặc dịch công chứng sang Tiếng Việt, kèm chứng từ chưng minh |
| 3 | Báo cáo tài chính năm gần nhất in từ hệ thống thuế điện tử + xác nhận tiếp nhận thành công BCTC từ thuế điện tử | Doanh nghiệp | photo+ giáp lai dấu cty |
| 4 | Bản sao công chứng đăg ký kinh doanh của doanh nghiệp | Doanh nghiệp | Bản sao công chứng, mục đích xác định thời gian hoạt động của doanh nghiệp. |
| 5 | C12 bảo hiểm xã hội 12 tháng gần nhất của doanh nghiệp tính đến thời điểm nộp hồ sơ | Doanh nghiệp | photo+dấu treo công ty |
| 6 | Hộ chiếu phổ thông của doanh nhân xin cấp thẻ, hoặc văn bản kế hoạch đi lại của doanh nhân | Doanh nhân | Xác định nhu cầu đi lại của doanh nhân, hộ chiếu sao công chứng, văn bản về kế hoạch đi lại bản gốc |
| 7 | Quyết định bổ nhiệm chức vụ | Doanh nhân | Chứng minh vị trí quản lý thuộc đối tượng cấp thẻ |
| 8 | Trang thông tin và quá trình tham gia bhxh in từ VssID của doanh nhân | Doanh nhân | Photo + dấu treo, giáp lai dấu công ty |
7. Giải Đáp Câu Hỏi Thường Gặp
Bị trả hồ sơ APEC thì bao lâu mới được nộp lại?
Pháp luật không quy định thời gian bắt buộc phải chờ đợi sau khi bị trả hồ sơ. Doanh nghiệp có thể tiến hành bổ sung, khắc phục nguyên nhân bị từ chối (theo Phiếu yêu cầu Mẫu AP09 hoặc Thông báo Mẫu AP10) và nộp lại ngay khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý.
Nếu bị một nước thành viên APEC từ chối cấp phép thì có lấy được thẻ không?
Có. Doanh nhân vẫn được cấp thẻ APEC (cứng hoặc điện tử) với danh sách các nền kinh tế thành viên đã chấp thuận clearance. Nước từ chối sẽ không có tên trên thẻ, và doanh nhân cần xin visa riêng nếu muốn nhập cảnh vào nước đó.
Doanh nghiệp mới thành lập dưới 1 năm có xin được thẻ APEC không?
Không. Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 8 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, doanh nghiệp bắt buộc phải có thời gian hoạt động liên tục từ 24 tháng trở lên tính đến thời điểm đề nghị.
Ủy quyền cho dịch vụ làm thẻ APEC có hợp pháp không?
Hoàn toàn hợp pháp. Theo quy định tại Khoản 6, Khoản 7 Điều 11 và Khoản 10 Điều 14 Quyết định 28/2026/QĐ-TTg, doanh nghiệp có thể ủy quyền hoặc cử đại diện theo quy định của pháp luật để thực hiện nộp hồ sơ và nhận kết quả.
8. Giải Pháp Tối Ưu Từ Tiên Bình Co., Ltd
Khi hồ sơ xin cấp thẻ APEC bị trả lại, việc tự mày mò sửa đổi mà không nắm rõ lý do chuyên sâu từ cơ quan thẩm định có thể khiến hồ sơ bị bác nhiều lần, gây lãng phí thời gian và cơ hội thương mại.
Với 15 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn thủ tục pháp lý Thẻ APEC tại Việt Nam, Công ty TNHH Công nghệ và DVTM Tiên Bình (Tiên Bình Co., Ltd) mang đến giải pháp toàn diện:
- Thẩm định hồ sơ miễn phí: Bắt đúng “bệnh” khiến hồ sơ bị trả, đưa ra phương án khắc phục chuẩn xác theo đúng quy định của Quyết định 28/2026/QĐ-TTg.
- Minh bạch & Đúng luật: Cam kết làm việc đúng vai trò cố vấn pháp lý, không đưa ra các cam kết sai sự thật, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ chứng từ Thuế, BHXH, Hợp đồng ngoại thương.
- Tối ưu thời gian: Đại diện doanh nghiệp thực hiện các thủ tục trọn gói chuyên nghiệp, đúng tiến độ.
THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN CHUYÊN SÂU:
- Công ty TNHH Công nghệ và DVTM Tiên Bình (Tiên Bình Co., Ltd)
- Hotline/Zalo: 091.656.1296 – 091.356.2238
- Email: info@dichvutheapec.com
- Website: dichvutheapec.com
- Địa chỉ: Nhà N2A Hoàng Minh Giám, Yên Hoà, Hà Nội.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc về hồ sơ APEC bị dừng giải quyết hoặc cần rà soát điều kiện pháp lý trước khi nộp? Hãy liên hệ ngay với chuyên gia tư vấn của Tiên Bình Co., Ltd để được hỗ trợ đánh giá hồ sơ trực tiếp!